Dix manières d’améliorer vos feuilles de calcul financières

Simon Selkrig, Strategize Financial Modelling, simon@strategizefm.com, Montréal, QC

1)    Simplifiez-les. Réduisez la complexité du classeur Excel.

2)    Ne perfectionnez pas à outrance votre feuille de calcul ou les formules. Dans la mesure du possible, évitez d’utiliser des macros ou des formules complexes.

3)    Procédez à une vérification d’erreur. Contre-vérifiez et établissez les références croisées de vos calculs pour vous assurer qu’ils sont justes.

4)    Vérifiez le cheminement logique et méthodique de l’information et des intrants, des calculs et des extrants, dans le classeur.

5)    Évitez un enchevêtrement de références externes sur la feuille de calcul. Essayez de limiter le renvoi à des cellules externes à quelques feuilles importées.

6)    Incorporez un guide d’utilisation dans une feuille de calcul. Il permettra ainsi aux utilisateurs de tirer profit de toute la valeur de votre feuille de calcul et du temps que vous avez consacré à la créer!

7)    Procédez à la validation des données et créez des menus déroulants. Contribuez à protéger  votre modèle financier contre les utilisateurs qui remplissent de valeurs négatives ou de  chaînes de textes les cellules servant à calculer votre chiffre d’affaires brut, lequel repose sur le nombre d’unités vendues.

8)    Évitez de dissimuler des rangées, des colonnes ou des feuilles de calcul, à moins de l’indiquer clairement aux utilisateurs. Privilégiez plutôt l’utilisation de la fonction « Grouper », laquelle informe les utilisateurs d’une feuille de calcul que des rangées ou des colonnes ne sont pas affichées.

9)    Assurez l’uniformité. Si la feuille de calcul contient des données en séries chronologiques, appliquez la même discipline et la même constance à toutes les feuilles; si la première période se trouve à la colonne F de l’état des résultats, assurez-vous qu’il en est de même dans le bilan et les flux de trésorerie.

10) Favorisez l’attrait visuel et esthétique. Concevez des documents visant à faciliter l’assimilation de l’information pertinente par l’utilisateur, sans le distraire par une variété de polices de caractères ou divers formats de cellules ou de feuilles de calcul.