Étude de cas : Savoir reconnaître les indicateurs d’alerte précoces

Comme mentor, vous faites toute une différence. Sachez lire entre les lignes!

Indicateurs d’alerte précoces pendant votre relation de mentorat

Cynthia est mentor à Futurpreneur depuis plusieurs années et apprécie partager les succès des entrepreneurs qu’elle a parrainés. Aujourd’hui, elle a l’impression d’en avoir assez.

Après avoir été jumelée à Rashmi, il y a deux mois, Cynthia n’a cessé de fournir conseils et suggestions pour assurer l’élaboration du faible plan d’affaires associé à une future entreprise de toilettage. Lorsque Cynthia a appris, le mois dernier, que Rashmi utilisait le prêt de Futurpreneur pour ses dépenses personnelles, elle était découragée. à contrecœur, Rashmi a accepté d’intégrer dans l’ordre du jour de la prochaine rencontre la revue des états financiers. Elle évalue même la possibilité de demander à Rashmi de lui transmettre de l’information financière sur une base hebdomadaire, jusqu’à ce que la crise soit passée.

Cynthia amorce la préparation de sa rencontre et s’attend à ce qu’encore plus d’argent provenant du financement ait été dépensé par Rashmi à des fins personnelles. Comme mentor, Cynthia sait que ce sujet doit être discuté, mais elle craint qu’en abordant le sujet, Rashmi se rebute, adopte un comportement défensif ou, pire, hostile à son égard.

Cynthia se demande si elle doit inclure ses préoccupations dans son rapport trimestriel afin d’informer la Futurpreneur du problème – serait-ce trahir la confiance de Rashmi, qui lui a révélé ces renseignements sous le couvert de la confidence?

Questions :

• Pourquoi la revue du plan d’affaires est-elle si importante pour un entrepreneur qui vient d’être jumelé?
• Comment pensez-vous que Rashmi répondra à la requête de son mentor de lui transmettre chaque semaine, ses états financiers? Que pourrait-elle faire d’autre pour soutenir Rashmi au cours des deux prochains mois?
• Que peut faire Cynthia pour prévenir, de la part de Rashmi, une réponse émotive qui pourrait mettre en péril toute la session de mentorat?
• Quel conseil donneriez-vous à Cynthia pour qu’elle puisse trouver le juste milieu entre son désir d’alerter Futurpreneur en révélant que le prêt est peut-être risqué et son besoin de préserver la confiance au sein de sa relation de mentorat?
• Quels sont les autres indicateurs d’alerte précoces que les mentors comme Cynthia doivent surveiller? Quels sont les éléments-clés à ne pas oublier lorsqu’on fait face à des indicateurs d’alerte précoces?

Indicateurs d’alerte précoces – Solutions pour l’adoption de meilleures pratiques

• Une revue du plan d’affaires est essentielle lorsqu’un mentor est nouvellement jumelé à un entrepreneur. Cynthia doit connaître l’entreprise et les objectifs de l’entrepreneur. La qualité ou les manques du plan d’affaires pourraient également lui donner des indices sur les besoins de Rashmi en matière de formation, lui permettant ainsi de valoriser le plus possible les discussions, lors des rencontres de mentorat.
• Rashmi aura l’impression d’être dirigée par son mentor, après que Cynthia lui aura demandé de lui remettre des rapports hebdomadaires. Comme ce n’est PAS le rôle d’un mentor, Cynthia devrait évaluer d’autres possibilités d’agir, pour régler cette crise. Elle pourrait offrir d’organiser des discussions plus courtes mais plus fréquentes ou d’aider Rashmi à diviser le plan financier en mouvements de trésorerie mensuels que Rashmi peut facilement suivre, tout en assurant la gestion des finances de son entreprise. En bout de ligne, c’est Rashmi qui doit prendre toutes les décisions.
• Cynthia devrait se limiter à poser des questions exploratoires qui lui permettront de comprendre comment les actions de Rashmi correspondent au contexte du plan d’affaires. Les questions ne doivent pas véhiculer de jugement subjectif, mais se concentrer sur ce qui s’est passé et sur l’impact que cela aura sur l’entreprise. La conversation doit demeurer professionnelle, mais la réponse de Rashmi pourrait être émotive.
• Comme mentor, Cynthia devrait être en mesure de reconnaître toute émotion exprimée par Rashmi comme étant un signe de sa volonté de connaître le succès avec son entreprise et la remercier de partager ses sentiments avec elle (quoi qu’ils soient). Cela peut amener la discussion hors sujet pour un certain temps, mais cet échange est valable, dans la mesure où il contribue à consolider la confiance au sein de la relation.
• La principale responsabilité de Cynthia est de contribuer au succès de Rashmi. Cynthia devrait exprimer les préoccupations, qui résultent de sa volonté d’aider Rashmi, et poser des questions pour amorcer un dialogue. Cynthia pourrait suggérer d’impliquer Futurpreneur pour obtenir un meilleur soutien ou des idées et demander au directeur régional de Futurpreneur de participer à une discussion franche et ouverte. Si Rashmi continue de résister à la proposition d’impliquer Futurpreneur, Cynthia pourra inclure cette information dans son prochain rapport trimestriel et a la possibilité d’obtenir le soutien immédiat de Futurpreneur pour l’aider dans ses responsabilités de mentor.
• D’autres indicateurs d’alerte précoces pourraient comprendre :
  • Une dégradation de la communication – l’entrepreneur est difficile à joindre ou annule des rencontres sans reprendre rendez-vous pendant plus de deux mois.
  • Des affaires personnelles qui ont un impact sur la relation de mentorat ou sur l’entreprise – l’individu peut ne pas se sentir à l’aise pour en discuter plus en détail avec son mentor.
  • Des discussions conflictuelles ou hostiles – qui peuvent résulter des différences de styles ou de personnalités. Au lieu de simplement laisser la relation se détériorer, communiquez avec Futurpreneur et demandez un rejumelage.
  • De sérieux problèmes, avec l’entreprise – continuez de guider l’entrepreneur. Si, malgré tous vos efforts, l’entreprise fait faillite, nous demandons au mentor d’en aviser Futurpreneur, étant donné que l’entrepreneur pourrait ne pas le faire.
• Si vous faites face à des indicateurs d’alerte précoces, posez des questions pour confirmer la situation, recherchez des façons d’aider l’entrepreneur, conservez votre rôle de conseiller fiable et communiquez avec Futurpreneur si nécessaire.

Indicateurs d’alerte précoces – Points-clés à retenir

• Futurpreneur fait partie de la relation de mentorat. Le rôle de Futurpreneur est de soutenir l’entrepreneur. Au contraire des autres prêteurs, l’objectif de Futurpreneur est de contribuer à la viabilité de l’entreprise et de travailler avec les entrepreneurs pour leur fournir du soutien et des suggestions pendant les périodes difficiles. Le mentor peut encourager l’entrepreneur à faire appel à Futurpreneur pour l’aider à passer au travers les crises et les défis plus difficiles. Chaque fois que vous en « avez assez », n’hésitez pas à consulter la ressource locale de Futurpreneur pour obtenir des suggestions et clarifier vos responsabilités.
• Le rôle du mentor est d’aider l’entrepreneur à se prendre en main. Comme mentor, Cynthia doit être à l’affût des occasions qui lui permettent de conseiller et d’encadrer ses protégés. Sa demande de recevoir des rapports financiers hebdomadaires de Rashmi pourrait être interprétée comme un comportement directif et non comme du mentorat. Après avoir discuté d’un problème, tentez de faire en sorte que l’entrepreneur prennent ses responsabilités en élaborant un plan d’action qui lui permettra de le résoudre.
• Prenez des mesures concrètes. Pour aider Rashmi à connaître le succès, il faut identifier les difficultés potentielles le plus tôt possible et en discuter. Cynthia pourrait questionner Rashmi de façon à l’amener à comprendre les changements du plan d’affaires et l’aider à examiner les conséquences de ses actes. Retarder une conversation difficile jusqu’à ce que vous « sachiez » que le problème est bel et bien là pose un risque pour l’entreprise. Discutez du problème ou de l’enjeu en fonction de leur influence sur le cours des choses dans l’avenir, de façon à éviter que vos commentaires ne soient perçus comme une critique.
• Les indicateurs d’alerte précoces se présentent sous différentes formes. Pour aider Rashmi à connaître le succès, il faut identifier les difficultés potentielles le plus tôt possible et en discuter. Cynthia pourrait questionner Rashmi de façon à l’amener à comprendre les changements du plan d’affaires et l’aider à examiner les conséquences de ses actes. Retarder une conversation difficile jusqu’à ce que vous « sachiez » que le problème est bel et bien là pose un risque pour l’entreprise. Discutez du problème ou de l’enjeu en fonction de leur influence sur le cours des choses dans l’avenir, de façon à éviter que vos commentaires ne soient perçus comme une critique.
• Généralement, les signaux d’avertissement indiquent des problèmes plus graves, tels qu’un manque de confiance de l’entrepreneur, une absence de progrès du plan d’affaires ou de sérieuses difficultés financières. La réaction du mentor face à ces signaux sera souvent déterminante pour faire en sorte que l’entrepreneur se sente assez à l’aise pour révéler le problème sous-jacent.