La résolution de problème en relation de mentorat : simple et efficace

1 – 2 – 3 étapes pour savoir là où le bât blesse – et résoudre le problème avec le soutien de votre mentor.

Les entrepreneurs trouvent rarement des solutions rapides, faciles et de longue durée à des problèmes d’affaires. La plupart des problèmes sont complexes et doivent être analysés à partir de perspectives variées avant d’y trouver des solutions. Toutefois, en suivant une approche de résolution de problèmes systématique, les entrepreneurs et leurs mentors peuvent arriver à une compréhension plus profonde des problèmes d’affaires et leur trouver
des solutions offrant les plus grandes récompenses pour le moindre risque.

Il y a trois étapes de base dans la résolution de problèmes d’affaires :

1. Identifier le problème.
2. Considérer vos options.
3. Choisir la meilleure solution.

Étape 1: Identifier le problème

Il arrive parfois que vous soyez trop impliqué dans votre entreprise pour vous rendre compte d’un problème, spécialement dans les débuts. Et même lorsque les problèmes sont identifiés, il arrive souvent qu’on ne leur donne pas toute l’attention dont ils ont besoin ni l’action exigée. En fait, certains problèmes reflètent l’existence de problèmes plus graves. Considérez cet exemple :

• Entrepreneur: « J’ai un grand problème. Je n’ai pas assez de personnel pour effectuer tout le travail que mon entreprise s’est
  engagée à effectuer. »
• Mentor: « Pourquoi n’avez-vous pas suffisamment de personnel ? Vous avez embauché trois nouveaux employés le trimestre dernier. »
• Entrepreneur: « Ils sont tous partis, voilà mon problème ! »

Prendre du recul et essayer de comprendre les causes du problème plutôt que de simplement regarder ses effets. Voici un processus pour identifier les problèmes :

Demandez-vous « pourquoi ? » jusqu’à ce qu’il n’y ait plus aucune réponse. En vous demandant « pourquoi ? » vous prenez suffisamment de recul pour découvrir la cause du problème. En reprenant l’exemple ci-dessus :

• Mentor: « Pourquoi tout le personnel est-il parti ? »
• Entrepreneur: « Je ne sais pas. »
• Mentor: « D’accord. On arrive à votre problème. »

Enoncez le problème. Par exemple : Le personnel démissionne avant les premiers trois mois.

Préparez une description détaillée du problème en répondant aux questions suivantes :

• Quand le problème s’est-il manifesté pour la première fois ?
• Quels facteurs ou événements ont déclenché le problème ?
• Quels facteurs ou événements ont exacerbé le problème ?
• À quel point le problème affecte-t-il l’entreprise ?

Une bonne compréhension de la nature et l’étendue du problème vous permettra de passer à la 2e étape dans la résolution des problèmes d’affaires : Considérer ses options.

Étape 2: Considérer ses options

Même lorsqu’on a identifié correctement le problème, souvent, on ne leur accorde ni l’attention ni les mesures nécessaires. Une fois le vrai problème identifié, vous devez prendre des mesures pour le résoudre. Essayez l’approche suivante pour trouver quelques solutions possibles :

Prendre en considération les facteurs spécifiques dont on doit tenir compte dans la solution. En prenant le temps d’examiner un problème avec une attitude ouverte et objective, vous pourrez recevoir une image plus claire de la cause du problème et des facteurs qui doivent être tenus en ligne de compte dans sa solution. Créez deux colonnes sur une page. Dans la colonne à gauche, notez tous les facteurs qui vous viennent à l’esprit.

Identifier les solutions potentielles qui prennent en considération la plupart ou tous les facteurs. Dans la colonne à droite de la même page, notez les solutions possibles à côté de chaque facteur à considérer. Soyez créatifs !

Avec plusieurs solutions en main, vous pouvez passer à la 3e étape : Choisir la meilleure solution.

Étape 3: Choisir la meilleure solution

Évaluer vos options. Utilisez la grille de la page suivante pour vous aider à évaluer les solutions d’affaires. Placez chaque solution potentielle là où vous croyez qu’elle doit être sur la grille, en pensant à la facilité de son exécution et à son impact possible sur vos objectifs d’affaires. Cette analyse permet de réduire le nombre de possibilités et de choisir une ou deux solutions possibles.

Bien mesurer les risques de vos solutions provisoires. C’est l’occasion de vous préparer et de prendre les mesures pour éviter tout effet négatif potentiel issu de votre décision finale sans qu’il ne vous en coûte rien.

Pour chacun de vos choix, demandez-vous les questions suivantes :

• Quels RISQUES voyez-vous dans cette solution ? En d’autres mots, qu’est-ce qui pourrait mal tourner ?
• Comment pourriez-vous RÉDUIRE ce risque ?
• Qui prendrait la RESPONSABILITÉ de réduire le risque ?

Choisir la solution la plus opportune à mettre en oeuvre. Cela devrait être plus facile maintenant !
^{Adapté de The New Rational Manager, Charles Kepner & Benjamin Tregoe}

Étape 3 : Choisir la meilleure solution